Avant de commencer
Qu’est-ce que SIMBA ?
SIMBA signifie Suivi des Incidents du Matériel Biomédical et des Accessoires. C’est l’outil utilisé par les centres du SDIS pour signaler à la pharmacie à usage intérieur (PUI) un problème de matériel biomédical ou du matériel laissé dans un établissement de santé.
À quoi sert-il ?
Le déclarant choisit la situation correspondante, renseigne les informations utiles et envoie son signalement. Celui-ci est transmis à la PUI. Le centre peut ensuite le retrouver dans « Mes signalements », consulter son avancement et apporter une précision si nécessaire.
Ce que le centre y gagne
- Une démarche claire : deux formulaires permettent de distinguer une panne ou un dysfonctionnement d’un matériel laissé à l’hôpital.
- Des informations réunies au même endroit : matériel concerné, circonstances, éventuelles pièces jointes et coordonnées du déclarant.
- Un suivi accessible : chaque signalement peut être retrouvé, consulté et complété depuis SIMBA.
Ce que cela apporte à la PUI
La PUI reçoit des signalements structurés. Elle peut identifier le matériel concerné, apprécier l’impact d’une panne, connaître le lieu d’un matériel laissé et voir si une redotation est demandée. Ces informations l’aident à organiser le traitement du problème, une éventuelle redotation et la récupération du matériel. Les échanges restent rattachés au signalement.
En pratique : choisissez votre démarche, remplissez le formulaire, puis suivez la demande dans « Mes signalements ».
Choisir ma démarche
S’orienter
Quel signalement faire ?
SIMBA propose deux parcours de déclaration.
- Une panne, un dysfonctionnement ou un accessoire manquant sur un matériel biomédical : utilisez « Déclarer une panne ».
- Du matériel appartenant au SDIS laissé dans un établissement de santé avec un patient : utilisez « Matériel laissé ». Ce parcours permet de signaler le dépôt et d’indiquer si une redotation est nécessaire.
Signaler une panne
Déclarer du matériel laissé
Guide · Panne
Signaler une panne ou un dysfonctionnement
Ce formulaire sert aussi à signaler un accessoire manquant concernant le matériel biomédical.
- Indiquez le niveau d’urgence selon l’impact du problème sur l’activité opérationnelle du centre.
- Choisissez le type de matériel. Des champs supplémentaires peuvent apparaître selon votre choix. Pour certains matériels, le numéro de série et l’élément concerné deviennent obligatoires.
- Renseignez le numéro de série lorsqu’il est demandé. Il figure sur l’étiquette de l’appareil.
- Résumez le problème en quelques mots, puis décrivez le dysfonctionnement, les circonstances de survenue et les vérifications déjà réalisées.
- Ajoutez une photo ou un document si nécessaire, puis renseignez vos nom, prénom et numéro de téléphone.
- Relisez et envoyez votre déclaration.
Avant d’envoyer : retirez toute information permettant d’identifier une victime ou un patient de votre texte et de vos pièces jointes.
Ouvrir le formulaire de panne
Guide · Matériel laissé
Déclarer du matériel laissé
Utilisez ce formulaire lorsqu’un matériel du SDIS a été laissé dans un établissement de santé avec un patient.
- Sélectionnez l’établissement de santé où le matériel a été laissé.
- Indiquez la date et l’heure du dépôt, puis le numéro de l’intervention concernée.
- Choisissez le nombre de types de matériels différents concernés. Le formulaire affiche alors un choix de matériel et une quantité pour chaque type, jusqu’à trois types.
- Précisez si une redotation est nécessaire pour maintenir la capacité opérationnelle du centre.
- Ajoutez les informations et les pièces utiles, puis renseignez vos nom, prénom et numéro de téléphone.
- Relisez et envoyez votre déclaration.
Protection des données : ne mentionnez pas l’identité du patient dans les informations complémentaires ou les documents joints.
Ouvrir le formulaire « matériel laissé »
Guide · Suivi
Suivre et gérer mes signalements
- Ouvrez « Mes signalements » dans SIMBA.
- Recherchez un mot du titre ou utilisez le filtre « Statut » pour retrouver la demande.
- Ouvrez le signalement pour lire son étape actuelle, votre demande initiale et les échanges.
- Utilisez « Répondre » si vous devez apporter une précision. Le menu des autres actions permet d’ajouter un document.
Le détail d’un signalement propose également une action « Annuler la demande ». Vérifiez que vous souhaitez réellement l’annuler avant de l’utiliser.
La liste affiche notamment les statuts « Nouveau », « En cours », « En attente », « Résolu » et « Clos ». Le détail du signalement affiche l’étape en cours et les messages associés.
Ouvrir mes signalements
Réponses rapides
Questions fréquentes
Quel formulaire choisir ?
Pour une panne, un dysfonctionnement ou un accessoire manquant, choisissez « Déclarer une panne ». Pour du matériel laissé dans un établissement de santé, choisissez « Matériel laissé ».
Où trouver le numéro de série de l’appareil ?
Le numéro de série figure sur l’étiquette de l’appareil. Si le champ porte un astérisque, il est obligatoire pour le matériel sélectionné.
Pourquoi de nouveaux champs apparaissent-ils après le choix du matériel ?
Le formulaire adapte ses questions au type de matériel. Par exemple, la sélection d’un LSU fait apparaître le champ « Élément concerné » et rend le numéro de série obligatoire.
Que signifie « Besoin de redotation » ?
Indiquez si le matériel laissé doit être remplacé afin de maintenir la capacité opérationnelle du centre.
Comment déclarer plusieurs matériels laissés ?
Dans « Nombre de matériels différents laissés », choisissez le nombre de types concernés, de un à trois. Renseignez ensuite le matériel et la quantité pour chaque type.
Puis-je ajouter une photo ou un document ?
Oui. Les deux formulaires proposent des pièces jointes facultatives, par exemple une photo ou un rapport circonstancié. Vérifiez qu’elles ne contiennent pas de données identifiant une victime ou un patient.
Puis-je indiquer le nom du patient ?
Non. SIMBA demande de ne saisir aucune donnée permettant d’identifier une victime ou un patient.
Où retrouver un signalement envoyé ?
Ouvrez « Mes signalements » dans SIMBA. Vous pouvez chercher un mot du titre ou filtrer la liste par statut, puis ouvrir la demande pour lire son étape actuelle.
Comment apporter une précision après l’envoi ?
Ouvrez le signalement concerné et utilisez « Répondre ». Pour joindre un fichier, choisissez « Ajouter un document » dans les autres actions du signalement.
Contacter l’assistance
Pour une demande déjà envoyée : ouvrez le signalement dans SIMBA et utilisez « Répondre ». Votre message restera lié à la demande concernée.
Pour signaler un bug ou une difficulté d’utilisation pendant les tests : utilisez le bouton « Faire un retour » présent dans SIMBA. Ce retour est enregistré dans un ticket privé destiné à l’équipe qui administre l’outil.
Voir mes signalements
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